POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ICESCOL S.A.S NIT: 901715164-7 Domicilio: TV 71 BIS NO 75C 37, BOGOTÁ D.C. Teléfono: 310 5034365 Correo electrónico: icescolombiasas@gmail.com Página web: www.icescol.com

  1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se elabora de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias. Será aplicada por ICESCOL S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

  1. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

  1. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ICESCOL S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para:

a) Elaborar, modificar, mantener y actualizar bases de datos de clientes, proveedores y empleados. b) Archivar y utilizar datos clínicos (exámenes médicos, certificados de incapacidad). c) Dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas con nuestros clientes, proveedores y empleados. d) Gestión contable, fiscal y administrativa.

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales en ICESCOL S.A.S se regirá por los siguientes principios:

a) Principio de finalidad b) Principio de libertad c) Principio de veracidad o calidad d) Principio de transparencia e) Principio de acceso y circulación restringida f) Principio de seguridad g) Principio de confidencialidad

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

ICESCOL S.A.S garantizará que el tratamiento de información sensible se realizará buscando establecer mecanismos que mejoren sus procesos de atención y en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos:

a) Derecho de acceso b) Derecho de actualización, rectificación y supresión c) Derecho a solicitar prueba de la autorización d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio

  1. DEBERES DE ICESCOL S.A.S

7.1 Deberes cuando actúa como responsable:

  • Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
  • Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias.
  • Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

7.2 Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales:

  • Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
  • Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” e “información en discusión judicial” según corresponda.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

ICESCOL S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en que ICESCOL S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento.

  1. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ICESCOL S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

  1. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

El área Administrativa será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 6:00 p.m. al correo electrónico icescolombiasas@gmail.com, o llamar a la línea telefónica de ICESCOL S.A.S, celular 310 5034365.

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ICESCOL S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1. DERECHO DE RETRACTO

De acuerdo con la Ley 1480 de 2011, el Derecho de Retracto aplica a las ventas que utilizan métodos no tradicionales o a distancia, incluyendo aquellas ejercidas a través del Canal de E-Commerce (Comercio Electrónico) de ICESCOL S.A.S. La solicitud debe ser notificada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la compra.

  1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 18 de mayo de 2022 y entra en vigencia a partir de la misma fecha. ICESCOL S.A.S se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial en la política será comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. Estos cambios se informarán a través de la página web WWW.ICESCOL.COM, por correo electrónico a los Titulares y/o mediante cualquier otro medio que se considere pertinente.

Atentamente, ICESCOL.COM BOGOTÁ D.C., TV 71 BIS NO 75 C 37